Por que o MRO gera tanto desperdício nas indústrias?

Materiais de MRO (Manutenção, Reparo e Operação) estão presentes praticamente todos os dias dentro de uma indústria.

Rolamentos, ferramentas, abrasivos, componentes elétricos, materiais de manutenção, itens de segurança, peças de reposição e diversos outros produtos são necessários para manter equipamentos, instalações e processos funcionando.

O problema é que, individualmente, muitas dessas compras parecem pequenas.

Quando analisadas em conjunto, porém, podem representar centenas ou milhares de pedidos, cotações, fornecedores e movimentações de estoque ao longo do ano.

É justamente nessa complexidade que surgem desperdícios que muitas empresas não percebem.

1. Compras descentralizadas

Um dos principais problemas da gestão de MRO ocorre quando diferentes setores compram materiais de forma independente.

Produção solicita determinados produtos.
Manutenção compra outros.
Almoxarifado trabalha com outros fornecedores.

Sem uma estratégia centralizada, a empresa pode acabar comprando produtos semelhantes de fornecedores diferentes e com condições comerciais diferentes.

Isso gera:

  • fornecedores duplicados;

  • preços diferentes para produtos equivalentes;

  • dificuldade de negociação;

  • falta de padronização;

  • maior quantidade de pedidos;

  • aumento do trabalho administrativo.

Quanto maior a operação industrial, maior tende a ser essa complexidade.

2. Compras emergenciais

Compras emergenciais são outro ponto crítico do MRO industrial.

Quando uma peça quebra ou determinado material acaba, a prioridade deixa de ser negociação e passa a ser disponibilidade.

A empresa precisa resolver o problema rapidamente.

Nesse cenário, é comum ocorrer:

  • pagamento de preços mais elevados;

  • contratação de fretes emergenciais;

  • menor capacidade de negociação;

  • compra de produtos alternativos;

  • utilização de fornecedores não recorrentes.

Em alguns casos, o custo do próprio material é pequeno perto do impacto causado pela sua indisponibilidade.

Por isso, materiais críticos precisam ser identificados e gerenciados de maneira diferente dos materiais de consumo comum.

3. Estoque de MRO desorganizado

Outro problema frequente é a falta de visibilidade sobre o estoque.

Quando não existe uma estrutura clara de códigos, especificações e níveis mínimos, a empresa pode comprar novamente materiais que já possui.

Também pode ocorrer o problema contrário: manter grandes quantidades de produtos com baixa utilização.

O resultado pode ser:

  • materiais duplicados;

  • capital parado em estoque;

  • produtos obsoletos;

  • dificuldade para localizar materiais;

  • compras desnecessárias;

  • falta de itens realmente críticos.

Um estoque eficiente não significa simplesmente possuir mais materiais.

Significa possuir os materiais certos, nas quantidades adequadas e disponíveis no momento necessário.

O custo invisível das compras de MRO

Existe ainda um custo frequentemente ignorado: o custo administrativo da compra.

Imagine um produto de R$ 150.

Para comprá-lo, alguém pode precisar:

  1. identificar a necessidade;

  2. localizar fornecedores;

  3. solicitar cotações;

  4. comparar propostas;

  5. negociar;

  6. emitir o pedido;

  7. acompanhar a entrega;

  8. receber e conferir o material;

  9. lançar a documentação;

  10. processar o pagamento.

O produto custa R$ 150, mas existe uma estrutura administrativa inteira trabalhando para que ele chegue até a operação.

Agora multiplique esse processo por centenas ou milhares de itens MRO adquiridos durante o ano.

Por isso, analisar somente o preço unitário pode esconder uma parte importante do custo real da aquisição.

Como reduzir custos na gestão de MRO?

Empresas que estruturam melhor seus processos de suprimentos costumam atuar em algumas frentes principais.

1. Consolidar fornecedores

Reduzir a quantidade de fornecedores pode diminuir o número de cotações, pedidos, entregas e processos financeiros.

Além disso, a concentração de volume pode aumentar o poder de negociação.

2. Padronizar materiais

Utilizar diferentes marcas, modelos ou especificações para a mesma aplicação aumenta a complexidade do estoque.

A padronização facilita compras, manutenção, controle e negociação.

3. Criar um catálogo interno de MRO

Produtos recorrentes podem possuir informações padronizadas, como:

  • código interno;

  • descrição técnica;

  • fabricante;

  • especificação;

  • fornecedor homologado;

  • histórico de preços.

Isso reduz compras improvisadas e erros de especificação.

4. Definir estoques mínimos

Itens críticos devem possuir níveis mínimos de estoque e pontos de reposição definidos de acordo com consumo, criticidade e prazo de fornecimento.

O objetivo é evitar que a empresa descubra a falta de determinado material somente quando ele já é necessário.

5. Centralizar a gestão de compras

Centralizar compras não significa impedir que diferentes setores solicitem materiais.

Significa criar um processo estruturado para receber demandas, consolidar necessidades, negociar e realizar aquisições.

A consolidação de fornecedores como estratégia

Outra tendência na gestão de suprimentos industriais é a utilização de fornecedores capazes de atender diferentes categorias de produtos.

Em vez de administrar dezenas de fornecedores para pequenas demandas, a empresa pode consolidar parte das compras em parceiros de fornecimento industrial.

Esse modelo pode contribuir para reduzir:

  • número de pedidos;

  • quantidade de fornecedores cadastrados;

  • processos de cotação;

  • recebimentos;

  • documentos fiscais;

  • pagamentos;

  • tempo dedicado às compras de baixo valor.

O objetivo não é necessariamente comprar tudo de um único fornecedor.

O objetivo é encontrar o equilíbrio entre competitividade de preço, disponibilidade, qualidade e simplicidade operacional.

MRO deve ser tratado como estratégia

Materiais de manutenção, reparo e operação podem parecer uma pequena parte da rotina industrial.

Mas milhares de pequenas decisões de compra, estoque e fornecimento se acumulam ao longo do tempo.

Uma gestão eficiente de MRO pode reduzir desperdícios, melhorar a disponibilidade de materiais e diminuir a complexidade administrativa da operação.

Por isso, empresas industriais devem olhar além do preço de cada produto.

A pergunta mais importante não é apenas “quanto custa este item?”

É também:

“Quanto custa para minha empresa comprar, armazenar, administrar e disponibilizar este item quando ele for necessário?”

Essa mudança de perspectiva transforma MRO de uma sequência de pequenas compras em uma verdadeira estratégia de gestão de suprimentos.

Sobre a GOBRAN

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